Tietosuojaseloste

Päivitetty 1.4.2019

Rekisterinpitäjä

Kvalida Oy (y-tunnus: 2974609-2)

Postisoite:
Kvalida Oy c/o Helsingin Revisor Oy
Sinikalliontie 12
02630 Espoo

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Kvalida Oy / Janina Nordström
Puh. 040 838 1175
Email. toimisto@kvalida.fi

Rekisteröidyt

Kvalida Oy ylläpitää rekisteriä niistä yritysten yhteyshenkilöistä, jotka liittyvät yrityksemme liiketoimintaan joko asiakassuhteen, toimittajasuhteen tai olemassaolevan/mahdollisen tulevan yhteistyökumppanuuden muodossa.Tietoja ylläpidetään asiakasrekisterissä, toimittaja- ja yhteistyökumppanirekisterissä sekä markkinointirekisterissä.


Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • Asiakasrekisteriin kerätään tietoja asiakassuhteen hoitamista ja ylläpitoa varten. Tietojen käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanemiseen tai valmisteluun.
  • Toimittaja- ja yhteystyökumppanirekisteriin kerätään tietoja yhteistyön hoitamista ja ylläpitoa varten. Tietojen käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanemiseen tai valmisteluun.
  • Markkinointirekisteriin kerätään tietoa potentiaalisista asiakkaista julkisista lähteistä sekä rekisteröidyltä itseltään. Rekisterin tarkoitus on markkinointitoimenpiteet esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimitse, mikäli asiakas ei ole markkinointia erikseen kieltänyt. Tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot ja tietolähteet

Rekistereissä ylläpidetään seuraavia tietoja:

Asiakasrekisteri: tilaus-, toimitus-, osoite- ja laskutustiedot, tarjous-, sopimus- ja ostohistoria. Asiakasrekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Toimittaja- ja yhteistyökumppanirekisteri: Tavarantoimittajien ja yhteistyökumppaneiden yhteystiedot, ostohistoria, tilaajavastuulain edellyttämät tiedot. Toimittaja- ja yhteistyökumppanien tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai julkisista rekistereistä.

Markkinointirekisteri: yrityksen nimi ja osoite, avainhenkilöt ja heidän yhteystiedot, tehdyt markkinointitoimenpiteet, julkisista lähteistä saatavat yritystä koskevat taloustiedot. Markkinointirekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi yhteydenoton perusteella tai julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta.


Henkilötietojen suojaaminen

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Sähköiset tiedot säilytetään tarkoituksenmukaisesti suojatuilla palvelimilla, joiden teknistä tietoturvaa hallinnoidaan usein eri keinoin. Tietoon pääsyä hallitaan työroolipohjaisella käyttöoikeushallinnalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt perusteluineen tulee tehdä osoitteeseen toimisto@kvalida.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.


Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot keräämme tilauksen/sopimuksen myötä. Markkinointitiedot keräämme julkisista lähteistä, henkilöiltä itseltään tulleista sähköposteista tai yhteydenottopyyntölomakkeista.


Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Kvalida Oy ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Kvalida Oy:lle palveluita tuottavilla kolmansilla tahoilla saattaa kuitenkin olla pääsy tietoihin. Kvalida Oy huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin Kvalida Oy:n ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Käsittelyn kesto

Rekisteritietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakas-, toimittaja-, tai yhteistyökumppanuussuhde on voimassa. Markkinointirekisterin tietoja käsitellään niin kauan, kuin se Kvalida Oy:n liiketoiminnan kehittämisen kannalta on oleellista tai siihen asti kunnes rekisteröity peruu suostumuksensa henkiötietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja tässä selosteessa selvitetyin perustein. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Kvalida Oy ei käytä rekisterissä olevia tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Muutokset selosteeseen

Kvalida Oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat.